Quando uma empresa implementa um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) o faz buscando aumentar a performance, eficiência e produtividade do seu negócio. A tecnologia de RPA permite alcançar estes objetivos!
Uma vez que ela é desenvolvida pensando nas características e necessidades da sua empresa a fim de economizar tempo e aumentar a produtividade do seu negócio.
A cada dia mais empresas estão implantando automação de processos robóticos, que são robôs capazes de realizar tarefas repetitivas de forma automática. Permitindo aumentar a produtividade dos seus CSC, com precisão e ainda reduzindo custos destes centros.
Um olhar mais afundo no uso de automações
Segundo o IEG a utilização de Inteligência artificial já vem sendo aplicada em 31% dos Centros de Serviços Compartilhados, é apontada como uma importante ferramenta quando se trata de inovação.
Afinal, de acordo com informações da plataforma de consolidação de dados da IEG, muitos destes CSCs buscam adicionar áreas de inovações, cerca de 43% já possuem áreas de inovação, e outros 40% cogitam criá-las. Dando a entender que o uso de processos automatizados por robôs tende a aumentar, uma vez que é para onde se pode correr quando se fala em inovação em CSCs.
A utilização dessas ferramentas faz muito sentido uma vez que tais setores costumam movimentar uma grande quantidade de documentação que precisa ser processada. Muitas vezes os colaboradores gastam muito tempo apenas realizando ações repetitivas relacionadas a essa documentação, que poderiam muito bem serem realizadas por um processo de automação robótica (RPA), onde são mapeadas as ações a serem executadas e em seguida delegadas para um software robô executa-las.
O aumento de produtividade utilizando a tecnologia de RPA é perceptível
Segundo uma pesquisa realizada pela Deloitte, um total de 73% das empresas que participaram de sua pesquisa afirmam que é esperado um aumento de produtividade com a utilização de RPAs, e 60% contam com uma redução de custos. De acordo com organizações que já haviam implantado automações em suas organizações, houve uma diminuição de custos de 24% e um incremento de 8% na receita.
Ainda sobre RPA, a sócia fundadora do IEG (Vanessa Saavedra), coloca na mesa que grande parte dos CSCs já colhem os benefícios da utilização de RPA, e alguns destes centros já buscam automações mais complexas a fim de aumentar ainda mais a sua produtividade e reduzir custos operacionais.
Veja na prática como a utilização de RPA aumenta a produtividade
Nós da Tria Software somos especialistas nesta Tecnologia, já auxiliamos diversas empresas a economizarem tempo com a utilização de RPA.
Confira abaixo um case de sucesso de RPA para Análise de Crédito que implantamos no Connect, o CSC da empresa Formitex, inaugurado em março de 2020.
Onde alcançamos uma economia equivalente a 1.772 Horas de trabalho.
Objetivo da RPA
O objetivo principal da RPA implantada neste CSC, era o de atuar de forma proativa e automatizada na renovação de crédito de sua carteira de clientes ativos, buscando reduzir os bloqueios de pedido de venda por análise de crédito vencida. E ainda diminuir a necessidade de análise de solicitação manual das revisões por partes das áreas comerciais das unidades de apoio.
Solução proporcionada pela RPA
A solução a qual chegamos foi a seguinte:
Foi aplicado ao ERP(sap) do cliente uma automação que identificava todos os clientes com análise de crédito vencido, ou a vencer nos próximos 30 dias. A demanda de renovação é direcionada ao Centro de serviços compartilhados do grupo.
Em seguida, a solução em RPA é aplicada no atendimento das demandas de renovação registradas como uma solicitação de serviços, normalmente denominado de Workflow do CSC. Que é operado por qualquer outro Profissional da área.
O que foi automatizado com a RPA
Todas as etapas do processo na parte de renovação de crédito que não precisavam de análise crítica realizada por um colaborador, no geral tarefas de escopo repetitivas tais como :
COPIA, COLA, CONSULTA, GERA PDF, ANEXA
Foram atribuídas a automação de RPA, permitindo que a equipe do crédito fosse liberada para atuar exclusivamente na parte de análise das informações.
De modo que em todas as etapas de atendimento pelo Robô, ele realiza a interpretação do dado e compara com o resultado esperado pré-estabelecido pela Formitex. Caso em alguma das etapas ele obtenha um resultado diferente do esperado, o chamado será direcionado a um analista para verificação.
Um formulário foi pré-definido pelo grupo Formitex. O qual é respondido pelo robô ao gerar e ler o arquivo SPC.
Quando por fim as análises e aprovações manuais são realizadas, a automação realiza o transporte da decisão tomada para o cadastro de crédito no SAP.
O resultado alcançado com esta RPA foi surpreendente
Deixamos a automação robótica operando por um ano, e após este período, foi registrado uma redução de 50,2% nas solicitações de liberação de pedido de venda, devido aos bloqueios causados por análise de crédito vencida.
Tal redução equivale a aproximadamente 649 horas de trabalho
Todas as renovações de crédito que foram realizadas pelo Robô no período de um ano, normalmente seriam abertas no sistema de Workflow de forma manual pelas áreas comerciais dos negócios, e também atendidas manualmente pela área de crédito.
Desta forma a abertura automática e proativa indica uma redução de 326 Horas de Trabalho do Comercial e 326 horas do crédito, e o atendimento da demanda pelo Robô registra uma redução de 652 Horas de Trabalho da área de crédito.
Atualmente foram incluídas novas automações ao RPA da Connect
Que são as chamadas para atendimento pelo robô que incluem por exemplo: as solicitações de AUMENTO dos limites de crédito, que neste caso, precisavam ser realizadas manualmente pela área comercial e analisadas pela área de crédito.
Estas etapas do processo já eram executadas pelo Robô para a renovação (SINTEGRA e SPC), e foram direcionadas também para o atendimento automático.
Nesta área, de Dezembro de 2021 e até o final do mês de Maio de 2022, foi registrado uma redução de 145 Horas de Trabalho na área de crédito.
No total foi registrada uma redução de 1.772 Horas de Trabalho que seriam necessárias para operação manual. Isso equivale a 73 dias, que a equipe de crédito e comercial gastariam realizando tarefas repetitivas.
Consegue imaginar o quanto é possível produzir a mais em 73 dias?
Imagine o quanto a equipe de crédito e comercial do caso apresentado deve ter conseguido render ao ficarem livres destas tarefas repetitivas que apenas consomem tempo e não requerem uma análise crítica.
Para ficar claro o quanto isso é impactante, pense no seguinte:
Um ano tem em torno de 254 dias úteis, essa economia em tempo em termos de porcentagem, equivale a 28% dos dias úteis de um ano que seriam desperdiçados pela equipe realizando apenas tarefas manuais.
E ainda tem a vantagem de que ao liberar os seus colaboradores de tarefas manuais, a tendência é que a sua equipe fique mais motivada!
Uma vez que deixarão de executar tarefas repetitivas e ficarão livres para realizar tarefas mais interessantes! Como exercer a criatividade e realizar análises críticas.
Conclusão
De acordo com tudo que apresentamos, é possível ver que além de ser uma tecnologia que está sendo cada dia mais utilizada pelos CSC, ela é se demonstra muito eficiente nesse quesito de reduzir o tempo gasto da sua equipe com tarefas manuais. Mostrando-se como um ótimo investimento para uma empresa, principalmente se ela possui um Centros de Serviços Compartilhados.
Você já parou para pensar se sua empresa possui áreas a serem aperfeiçoadas com a tecnologia de automação RPA?
Será que você está fazendo bom uso da mão de obra de seus colaboradores, ou poderia estar produzindo mais?
Entre em contato com a nossa Equipe para avaliarmos onde uma RPA poderia se encaixar em seu negócio a fim de aumentar a produtividade da sua empresa!
