A automação de processos robótica (RPA) está a cada dia mais presente nos diversos tipos de indústrias e em variadas áreas, mas neste artigo daremos destaque à área fiscal das empresas de alimento e bebida, mostrando alguns benefícios já alcançados por empresas que adotaram essa tecnologia.
Vamos começar com a base de dados de cadastro de fornecedores e clientes, a qual se com inconsistências ao entregar as obrigações fiscais podem ser motivo de autuação nas empresas. Apresentamos o primeiro benefício do RPA:
BENEFÍCIO 1 – Base de cadastro de empresas saneado e confiável
Uma empresa como é o caso de alimento e bebida possui um grande volume de fornecedores e clientes, assim, esta base de cadastro deve ser sazonalmente saneada para evitar duplicidades, cadastros desatualizados, inconsistências, retrabalho em correções e a temida autuação pelo Fisco.
Neste sentido, a tecnologia de RPA está disponível para garantir um cadastro de empresas atualizado automaticamente. Para isso, um robô é programado e começa a realizar as consultas necessárias em fontes públicas como a Receita Federal, o Sintegra, confronta os dados, avisando por e-mail em caso de alguma inconsistência ou até indo além, já atualizando o novo dado direto no ERP utilizado pela empresa. Imagine não precisar ter a rotina de realizar essa tarefa que demanda tempo.
Vamos para um caso prático – a CRS Brands, por exemplo, empresa detentora de marcas como Cereser, Chuva de Prata, etc., utiliza uma solução de RPA Fiscal para sanear sua base de cadastro de empresas. Essa solução faz parte da linha Fisco Manager da Tria Software, empresa especialista no desenvolvimento de soluções de RPA. Funciona assim: um robô mensalmente realiza as consultas necessárias e retorna com dados atualizados inserindo no Datasul (ERP). Com isso, a CRS Brands garante uma base de cadastro de empresas saneada, sem precisar que colaboradores parem de realizar atividades estratégicas para fazer tal trabalho.
Certamente, também há transações comerciais entre estados em uma indústria de alimento e bebida e, é mandatório a geração e pagamento de guias de recolhimento para efetivar os pagamentos de tributos, como exemplo de guias a serem geradas – GNRE, DARF, DARE, entre outras. A agilidade em executar esse processo de geração e pagamento é um diferencial para as empresas deste segmento, pois a demora pode ser sinônimo de caminhão parado na doca e, assim, perda de dinheiro. Com isso, abaixo se encontra o segundo benefício da automação de processos robótica:
BENEFÍCIO 2 – Agilidade na Geração de Guias de Recolhimento e seu pagamento. Sem caminhão parado nas docas.
O sistema tributário brasileiro é complexo e o pagamento de tributos federais, estaduais e municipais devem ser recolhidos pelas empresas. E cada um possui as suas regras, base de cálculo, alíquota, etc., vários detalhes para cumprir as obrigações legais e acessórias. São várias etapas a serem percorridas para gerar, por exemplo, uma guia GNRE e como essas se repetem podem ser automatizadas.
É assim que a tecnologia de RPA está auxiliando o departamento fiscal das empresas, automatizando as etapas, por exemplo, um robô executa desde a entrada no Portal GNRE até a geração do PDF da guia para pagamento. Ah, ele também pode efetuar o pagamento.
Neste caso, o tempo ganho é a grande vantagem e caminhões parados abastecidos com bebidas nas docas por demora na emissão e pagamentos de guias raramente acontece.
Vamos falar de acervo fiscal. Sua empresa não possui todos os arquivos fiscais no acervo? Isso sim pode gerar problemas. Quando falamos em auditoria é mandatório que os arquivos XML dos últimos 5 (cinco) anos estejam disponíveis para consulta do Fisco. Abaixo mais um benefício do RPA:
BENEFÍCIO 3 – Acervo fiscal atualizado com todos os XML disponíveis para consulta
Estar com o acervo fiscal dos últimos 5 (cinco) anos é uma obrigatoriedade para qualquer empresa, inclusive as de alimento e bebida. Às vezes, pode acontecer dele estar desfalcado e há a necessidade de recuperar determinado arquivo XML ou vários arquivos para que não se tenha o problema de em uma auditoria fiscal receber uma autuação.
É possível realizar a consulta e recuperar arquivos XML de mais de 10 (dez) anos atrás e não precisa fazer isso manualmente. Sim, um robô também pode fazer todo esse processo, trabalhando “full time” para acessar o portal da Receita Federal e com a chave da Nota Fiscal trazer o arquivo XML e salvá-lo em um diretório.
Quantas unidades ou CNPJs precisa transmitir os arquivos de SPED Fiscal, SPED Contribuições e GIAS por mês? O volume pode ser grande e sabemos que os prazos quando não cumpridos podem acarretar multas onerosas para as empresas. Mais um benefício em destaque da utilização do RPA – o envio automático de arquivos SPED e GIAS:
Benefício 4 – Transmita automaticamente os arquivos SPED e GIAs em segundos
Essa automação de processos é uma das ‘queridinhas’ do momento. Já pensou gestor fiscal não ter a preocupação de cumprir os prazos, mas apenas de conferir, em tempo real, as transmissões dos arquivos SPED Fiscal, SPED Contribuições e GIAS por um dashboard intuitivo? Isso já é também uma realidade de mercado, que facilmente pode ser aplicado em seu negócio de alimento e bebidas.
Empresas com mais de 50 (cinquenta) CNPJs estão se beneficiando com uso desse robô, pois ele facilita a gestão e validação dos cumprimentos dos prazos ao ser programado, baseado nas regras de cada Estado. Quem fazia esse processo manualmente passa a ter maior confiabilidade na transmissão, inclusive por ser avisado em caso de erro para correção e geração correta do arquivo.
Os benefícios de automatizar os processos por robôs vão além desses listados neste artigo, as possibilidades se estendem para qualquer processo de tarefas repetidas que podem ser feitas por um robô, assim, além de aumento de produtividade, redução de custos até os seus colaboradores passam a estar mais motivados ao deixarem de executarem tarefas burocráticas como são algumas da área fiscal.
Há soluções prontas de RPA para áreas de compras, logística, RH, ou seja, sua empresa de alimento e bebida pode utilizar essa tecnologia para impulsionar o negócio, automatizando os processos prioritários. Desde tarefas simples a mais complexas, o robô pode realizar todo o processo ou ele parcialmente, tendo também a intervenção humana neste último caso. O RPA chegou para ficar e ainda vai perdurar por muitos anos, pois é a primeira tecnologia quando se fala em transformação digital.
Fisco Manager: Linha de soluções de RPA para área fiscal. Robôs programados para executarem tarefas como de envio de arquivos SPED, gerar guias de recolhimento, sanear cadastro (consultar o saneamento de cadastro de itens), recuperar XML. Acesse www.fiscomanager.com.br e saiba mais.
Tria Software especialista em RPA: desde 20218 a Tria Software vem se capacitando para o atendimento das demandas sobre soluções em automação por robôs (RPA) do mercado. É parceira oficial da Uipath – ferramenta líder de mercado para o desenvolvimento de softwares robôs. Com casos reais de aplicação de RPA em clientes como Ri Happy, Aloia Aerospace, Green Yellow, AGC Vidros, e muito mais. Saiba mais sobre a expertise em RPA da Tria Software pelo site rpa.triasoftware.com.br.
