Você já encontrou alguém que gosta de burocracia? É raro, não é mesmo?
O CEO do Walmart, Doug McMillon, afirma que a burocracia é uma “vilã”,muito provavelmente no sentido de que reduz a produtividade e eficiência de uma empresa. Ele não é o único que considera a burocracia um problema dentro do mundo corporativo. O CEO do JPMorgan Chase, Jamie Damon, concorda que a burocracia é uma “doença”.
E de fato, esses líderes têm razão ao entenderem que a burocracia mina a iniciativa, inibe a tomada de riscos e esmaga a criatividade.
A questão que fica é: E quando a burocracia é inevitável?
Como é o caso do departamento Fiscal, financeiro, RH e qualquer outro setor que reúne diversos documentos e informações importantes que precisam ser processadas.
Um empresário não pode simplesmente falar: “Olha, cansei da Burocracia na minha empresa e vou remover esse processo.”
É simplesmente inviável em alguns casos. Certos processos burocráticos apesar de serem extremamente improdutivos, são necessários.
Mas, não se preocupe! Existe uma solução inteligente para tudo.
Principalmente nos dias de hoje onde estamos rodeados de tecnologia que facilitam a nossa vida, já existem ferramentas que auxiliam a reduzir o tempo gasto com processos burocráticos.
Uma ferramenta muito utilizada para isto é a tecnologia conhecida pela sigla RPA, que significa Automação de Processos Robóticas. O RPA consiste em robôs codificados para serem capazes de executar tarefas repetitivas de baixo valor, simulando perfeitamente um humano realizando as tarefas no computador. Sendo capaz de realizar inúmeras tarefas burocráticas da sua empresa, economizando tempo e recursos gastos em tarefas de baixo valor.
Aliás, Segundo a McKinsey & CO, 30% das tarefas realizadas dentro das organizações são tarefas repetitivas de caráter operacionais que poderiam estar sendo executadas por RPA, liberando seus funcionários para trabalhos mais complexos que demandam análise crítica e criatividade.
Você consegue imaginar a economia de tempo e recursos financeiros que sua organização teria se delegasse 30% de suas atividades burocráticas para robôs executarem?
Inclusive, uma pesquisa realizada pela HfS Research em conjunto com o KPMG, constatou que 81% das empresas participantes estavam investindo em RPA a fim de conquistar suas metas financeiras. O que significa que se você não automatizar o seu processo utilizando RPA, muito provavelmente o seu concorrente o fará.
E o melhor é que trata-se de uma ferramenta de fácil implantação!
Uma vez que os robôs são capazes de observar as atividade repetitivas executadas por seres humanos e em seguida repeti-las. Qualquer empresa pode fazer bom uso deles.
Tarefas que o RPA é capaz de executar
Esta tecnologia desenvolvida para aumentar a produtividade do seu negócio é capaz de executar todo tipo de tarefas que possui um caráter repetitivo, isto é, que possuem regras claras do processo.
Sendo capaz de realizar tarefas como: copiar arquivo, colar, consultar dados, gerar pdf, anexar arquivos, quebrar captcha e muito mais.
Em outras palavras, os robôs de RPA possuem quase as mesmas habilidades de um humano quando o assunto é executar tarefas digitais que não requerem um pensamento analítico.
RPA é muito utilizadas para executar como estas:
- Saneamento de Cadastro
É possível desenvolver uma RPA para automatizar o saneamento de cadastro da sua empresa, sendo capaz de executar a tarefa de verificar se as informações da base de dados da sua empresa estão atualizadas.
Diga-se de passagem, é uma função muito importante para a área fiscal, uma vez que garante que seu negócio está mantendo relação apenas com fornecedores aptos pela Secretaria do Estado da Fazenda.
Possibilitando que sua empresa se mantenha consistente do início ao fim do processo fiscal, garantindo que sua companhia esteja sempre em ordem com os órgãos governamentais, o que transmite maior credibilidade aos consumidores.
Além de claro aumentar a agilidade e produtividade do negócio!
Uma vez que executar um Saneamento de Dados manualmente é algo terrivelmente desgastante e nada produtivo. Uma atividade puramente burocrática e que a automação consegue dar conta do recado.
- Transmissão de arquivos SPED
Um exemplo de RPA, seria o Fisco Manager desenvolvido pela equipe da Tria Software.
Sabe aqueles documentos da receita que precisam ser transmitidos dentro de um prazo correto e de uma forma correta?
Então, ele consegue realizar a transmissão de Arquivos SPED para o Governo. Ele também consegue validar os dados gerados pelo seu ERP antes de enviar os arquivos, e caso seja detectado algum erro ele separa o arquivo para ser avaliado manualmente.
Evitando assim possíveis erros no departamento Fiscal. Além de claro, reduzir gastos com atividades burocráticas que agora serão melhor executadas sem correr o risco de falha humana.
- Raspagem de dados na internet
É possível programar uma RPA para coletar dados na internet. Digamos que a sua empresa realiza diversos orçamentos de produtos diferentes, tanto para compra quanto para se manter competitiva no mercado. Coletar essas informações demanda tempo e esforço humano, tempo este que poderia estar sendo utilizado para melhor atender os clientes.
Principais Benefícios de se implantar a automação de processos robóticos na sua empresa
- Otimização de tempo e custos
Sem sombra de dúvida estas são as principais funções que uma RPA pode te possibilitar. O RPA liberta seu negócio das garras da burocracia e o moderniza. Possibilitando um grande crescimento e aumento de produtividade para o seu empreendimento.
- Redução do índice de falhas e erros
Uma vez que os robôs são lógicos e não se cansam, as chances dele cometer erros em atividades burocráticas é muito menor do que um humano. Utilizar um Robotic Process Automation
- Possibilita Escala o seu empreendimento
Como processos burocráticos tendem a ser rígidos e inflexíveis, um aumento na demanda deve ser previsto com antecedência, seja aumentando o número de funcionários ou treinando o pessoal existente. Isso, é claro, pode levar a erros e superalocação.
Com o RPA integrado às operações, os segmentos de uma organização podem ser dimensionados e reduzidos sob demanda. A tecnologia permite suportar uma demanda maior de serviços imprevistos, uma vez que o robô consegue trabalhar mais rápido e 24 horas e 7 dias por semana.
O RPA só para de trabalhar quando você desliga ele.
- Melhora o atendimento ao cliente
No mundo modernizado, repleto de smartphones e da tecnologia imersiva, as pessoas querem acesso rápido e fácil a informações e dados importantes. Ao adotar a RPA, pode manter-se o sistema atualizado com qualquer dado que o cliente precise, e assim é possível melhorar os níveis de satisfação do público em geral.
A RPA oferece às organizações a capacidade de automatizar a administração monótona, liberando os funcionários para priorizar tarefas mais importantes. Conforme seu empreendimento adota essa nova tecnologia, pode-se esperar grandes melhorias no serviço e na satisfação do cliente!
Conclusão
Conforme tudo que vimos até aqui, é possível notar que o RPA além de ser uma tecnologia eficiente que vem sendo muito utilizada, é uma ótima solução no quesito de reduzir o tempo gasto da sua equipe com processos burocráticos.
Mostrando-se assim um excelente investimento para seu negócio!
Agora talvez você esteja se perguntando como faz para implementar esta inovação na sua empresa.
Bom, primeiro é preciso contar com uma equipe eficiente e de confiança como a Tria Software que é especializada na tecnologia.
Devido ao fato da RPA ser implantada em setores burocráticos e de vital importância de uma companhia, é preciso que o processo seja realizado por uma equipe especializada capaz de identificar as principais necessidades e implantar de forma eficiente e segura.
Neste processo é importante envolver os seus colaboradores na hora de identificar o que precisa ser automatizado, quais as funções mais importantes, a fim de obter o melhor resultado da Automação.
Com o auxílio da Tria Software você consegue implementar o RPA em pouco tempo e começar usufruir desta tecnologia.
Entre em contato com nossa equipe e descubra quais tarefas burocráticas do seu empreendimento podem ser automatizadas.
Chegou a hora de digitalizar a sua empresa!
