O departamento fiscal da sua empresa é essencial para o bom funcionamento do seu negócio, principalmente perante as autoridades legais.
E esta área por possuir diversos processos repetitivos acaba consumindo um tempo muito valioso da sua equipe, desgastando o seu time, o que abre brechas para falhas humanas nos cadastros fiscais.
E ninguém deseja ter problemas na área fiscal, uma vez que uma guia lançada de forma errada, ou o não comprimento de algum prazo pode resultar em auditorias fiscais que consomem muito tempo e recursos da empresa.
Por isso é de extrema importância implantar tecnologias de RPA (automação de processos robóticos) no seu departamento fiscal, uma vez que tais ferramentas trabalham 24/7, reduzindo os custos, aumentando a produtividade do setor e reduzindo os riscos de falha humana devido a cansaço.
A cada dia mais empresas estão buscando aumentar a produtividade de seus setores com a utilização de robôs.
Inclusive, dados levantados pelo estudo realizado pelo SalesForce apontam que 91% das empresas buscam implantar automação em seus negócios. E segundo a pesquisa levantada pela Dootar, a Tax Trends ’22, aponta que 45% dos participantes da mesma acreditam que ocorrerá um aumento em 2022 no investimento de automação nos setores fiscais.
O que significa que se você não automatizar o seu negócio utilizando ferramentas de RPA, o seu concorrente o fará para ganhar vantagem no mercado e passar na sua frente.
A boa notícia é que você pode começar a automatizar o seu negócio pela área fiscal, uma área que toda empresa precisa ter por motivos legais, e que demanda toneladas de processos repetitivos como geração de Notas, transmissão de arquivos SPED fiscal para a receita, EFD Contribuições e etc.
Dentre os vários benefícios que você pode conquistar com a tecnologia de automação no departamento fiscal, destaca-se os seguintes:
Ter a possibilidade de analisar os dados com uma visão mais ampla, uma vez que todos os arquivos movimentados pelo robô podem ser compilados em relatórios, facilitando a análise geral das informações.
Reduz o índice de erros em toda a cadeia do processo fiscal, uma vez que o risco de falha humana não está mais presente nas etapas burocráticas e repetitivas, de modo que com a automação os funcionários ficam livres para executar tarefas análiticas e estratégicas. O robô passa a executar todo o processo de tarefas repetitivas como copiar, colar, transferir guias, consultar sites do governo, realizar saneamento de cadastros para saber se determinado fornecedor está em dia com o governo a fim de realizar negócios.
Resultando assim numa segurança Jurídica, uma vez que normalmente o robô não se cansa e seus índices de erro são quase nulos, e quando ele se depara com algum arquivo que está fora do padrão da entrega, o separa dos demais avisando os funcionários que existe um arquivo a ser analisado manualmente.
Ele também simplifica algumas etapas do processo ao permitir que os responsáveis pelo setor consigam baixar determinados documentos em massa.
Além de tudo isso, ocorre uma grande ECONOMIA de TEMPO.
Com frequência o departamento fiscal precisa consultar sites do governo para obter determinadas informações, como é o caso do saneamento de dados, e em alguns sites existem os famosos “Captcha”, que às vezes levam quase meio minuto até ser quebrado manualmente para enfim poder baixar o arquivo desejado.
Tempo este que para empresas de grande porte sai muito caro, uma vez que estas possuem milhares de arquivos a serem processados em todas as suas áreas de operações, sendo humanamente impossível realizar tais etapas de forma manual sem acarretar num enorme desperdício de tempo.
E novamente, uma Automação de RPA resolve o seu problema!
Automatize o seu departamento fiscal com essa ferramenta perfeita para a sua empresa
Uma solução de fácil acesso para automatizar o seu departamento fiscal é a tecnologia de automação Fisco Manager, desenvolvido pela Tria Software.
Além de ser uma solução muito eficiente, o que a torna interessante é o fato dela poder ser aplicada em módulos de acordo com a necessidade do seu negócio. E por se tratar de soluções prontas, tornam-se acessíveis, uma vez que não há necessidade de desenvolvimento personalizado. (Embora seja possível programar soluções personalizadas caso o seu negócio necessite.)
Ele foi desenvolvido para solucionar alguns problemas enfrentados por diversas empresas no âmbito fiscal, facilitando essa tarefa tão complicada no Brasil.
O Fisco Manager serve para toda empresa que possui um volume número expressivo de profissionais alocados realizando tarefas repetitivas e burocráticas como a transmissão de arquivos, validação e arquivamento de comprovante de entregas das obrigações fiscais.
Enfim, ele permite economizar tempo do departamento fiscal.
Confira abaixo os principais módulos do Fisco Manager, e o que cada um deles soluciona em seu Negócio!
- SPED – T
Um robô desenvolvido para agilizar a transmissão de arquivos SPED que anteriormente era realizada manualmente.
Ele também faz o trabalho de validar os dados gerados pelo seu ERP, e caso identifique alguma inconsistência ele separa o arquivo num diretório específico para a sua equipe avaliar o que ocorreu. Evitando assim que sejam transmitidos dados equivocados para a receita.
Caso não haja nenhum erro, ele envia o documento para a Receita Federal.
Desta forma este módulo além de economizar tempo, garante mais segurança para a sua operação. Evitando receber multas por atrasos perante aos órgãos fiscais.
- Saneamento de Cadastro
Este módulo trata-se de um software desenvolvido para automatizar o saneamento de cadastro do seu negócio. Ele faz o trabalho de verificar se as informações da base de dados da sua empresa estão atualizadas.
Executando uma função muito importante para a área fiscal, que é garantir que sua empresa não está mantendo relação com fornecedores inaptos pela Secretaria do Estado da Fazenda.
De modo que permite que sua empresa se mantenha consistente do início ao fim do processo fiscal, mantendo o nome da mesma limpa e passando mais credibilidade aos consumidores. Além disso, economiza com gastos extras de processos jurídicos e multas por possuir cadastros inconsistentes. Isso sem falar na agilidade e organização!
Esta automação de saneamento de cadastros também evita que hajam produtos duplicados dentro do sistema, possibilitando um sistema organizado e unificado, e ainda otimiza gastos nos processos administrativos.
- Recuperação de XML
Essa é uma automação bem específica. Ela visa facilitar a vida de empresas dos setores comerciais e industriais que são obrigadas por lei a manter o arquivo XML das NF-e e CT-e emitidas por 5 anos. Este módulo te permite recuperar arquivos XML perdidos sem muitas preocupações para cumprir suas obrigações com os órgãos fiscalizadores.
Veja na prática uma solução de RPA do Fisco Manager implantada no setor de Indústria de Bebidas
Um caso onde o Módulo de saneamento de cadastro foi implantado tratava-se de uma das maiores empresas de bebidas da América Latina que possui inúmeros fornecedores e clientes.
O principal desafio da área fiscal era manter a lista de clientes e fornecedores atualizadas na questão dos dados cadastrais e sua situação perante a receita federal e as fazendas estaduais. De acordo com Código Tributário Nacional, na lei 5.172 de 25/10/1966, Art. 124e art. 134 e 135. A empresa que mantém relações comerciais com algum contribuinte inapto na Receita Federal, está sujeita a ser qualificada como coparticipante (devedor solidário ou responsável direto).
Portanto, com base na legislação, faz-se necessário consultar a situação fiscal dos fornecedores, clientes e prestadores de serviços com os quais se tem relação comercial com emissão de documentos fiscais, a fim de evitar problemas lá na frente com o órgão.
O objetivo da automação no saneamento de cadastro era o seguinte:
Preencher automaticamente os dados cadastrais nos cadastros de Clientes e Fornecedores no sistema DATASUL após digitação do CNPJ, a fim de realizar a consulta da situação fiscal de cada um dos CNPJs.
Mantendo os dados cadastrais atualizados executando a consulta para todos os CNPJs que movimentaram (NF Entrada e Saída) nos últimos 30 dias. E por fim arquivar o histórico e comprovante das consultas em PDF para evidenciar o processo.
A tecnologia de automação possibilitou:
Uma automatização do cadastro de clientes e fornecedores, através do desenvolvimento de uma customização de telas e processos do Sistema DATASUL que teve como objetivo integrar com as API’s de saneamento de cadastro do Fisco Manager, e trazendo um retorno onde ela preenche automaticamente todos os dados e armazena o histórico dos dados consultados.
A segunda etapa era realizar o saneamento de fornecedores e clientes de forma recorrente. Foi implantado um serviço de execução diária, que é agendado via RPW (TASK do TOTVS Datasul) para refazer a consulta dos dados de clientes que realizaram alguma movimentação nos últimos 30 dias e que ainda não foram consultados nesse período.
Após realizada a consulta nos sites do governo, caso o CNPJ consultado esteja com sua situação diferente de “ativo”, um alerta é emitido no monitor. E o usuário poderá bloquear o CNPJ, ou realizar um reprocessamento para verificar se não ocorreu nenhum equívoco. Após realizada a escolha com relação ao alerta ele é removido da lista.
Esta simples solução de automação possibilitou uma maior segurança ao negócio, pois agora a empresa não corre mais o risco de se enquadrar na lei supracitada. Realizando um dos principais objetivos do departamento fiscal que é garantir que tudo esteja em conformidade com a legislação vigente.
E dependendo da quantidade de fornecedores que o negócio possui, realizar este tipo de consulta no um a um, torna-se inviável, ainda mais realizar diariamente da forma como o robô.
E mesmo em alguns casos de empresas menores onde é possível fazer manualmente este tipo de consulta, ainda consome uma grande quantidade de tempo da sua organização. Pois precisa realizar a consulta, copiar os dados, colar na tela de cadastro e arquivar as informações.
Tudo isso demanda tempo da sua equipe que poderia estar realizando tarefas mais importantes, principalmente se o seu negócio é pequeno ele não pode se dar o luxo de perder muito tempo com este tipo de tarefa que uma RPA poderia executar.
Conclusão
De acordo com tudo o que apresentamos até aqui ficou evidente os benefícios de automatizar o seu departamento fiscal.
Agilidade, segurança fiscal e economia de tempo.
Vimos que cada vez mais isto é uma tendência no mercado. As empresas estão se ligando dos benefícios deste tipo de tecnologia e quem busca conseguir alguma vantagem competitiva no mercado já está aplicando esta tecnologia aos seus negócios.
Não corra mais riscos desnecessários na área fiscal do seu negócio.
Implante agora mesmo RPAs que vão te dar maior segurança fiscal e economizar o tempo gasto da sua equipe com tarefas burocráticas.
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