Tal qual as máquinas industriais revolucionaram as fábricas nas últimas décadas, os robôs de RPA possuem o potencial para mudar drasticamente o fluxo de trabalho de inúmeras empresas nos próximos anos.
Apesar desta tecnologia ser bem versátil e de fácil implementação, ainda existem muitas dúvidas sobre como se faz para implementá-la. Neste artigo vamos te contar os nove passos para aderir a esta tecnologia com sucesso em seu negócio.
Independente do setor de atuação do seu negócio, a implementação do RPA em sua própria organização tem o potencial de mudar radicalmente seus fluxos de trabalho para melhor.
Entretanto, para se alcançar o sucesso nessa iniciativa, a implementação de RPA deve ser cuidadosamente planejada, com metas, etapas e métricas bem definidas.
Assim como um arquiteto faz um projeto da casa antes de comprar materiais de construção, você precisa traçar um curso de como o RPA fará parte da transformação digital da sua empresa.
Passo 1 – Definir o Objetivo da automação
Antes de se aventurar no mundo do RPA é preciso entender do quais são os objetivos que você visa alcançar com esta tecnologia. É economia de tempo? Aumentar a produtividade? Diminuir erros ao longo do processo? Liberar seus colaboradores de tarefas repetitivas e cansativas, para executarem atividades analíticas e criativas?
É preciso saber exatamente o que se espera alcançar com esse grande avanço que seu negócio irá dar rumo a sua transformação digital.
Passo 2 – Localizar processos em potenciais
Uma vez que você decidiu exatamente quais objetivos quer alcançar, chegou a hora localizar quais processos são os principais candidatos para serem automatizados. É muito importante envolver sua equipe nesta etapa para facilitar a identificação de potências processos que podem ser melhorados, uma vez que eles vivem a realidade da empresa no dia a dia e podem ter excelentes sugestões.
Algumas características importantes para se considerar nesta etapa são: quais processos possuem um volume excessivo de dados? Quais são principais processos repetitivos do seu negócio? Quais processos são recorridos com frequência?
Passo 3 – Valide as opções
Após levantado as principais tarefas que possuem o potencial para serem automatizadas é preciso analisá-las e escolher a melhor para ser automatizada. Nesse momento é importante possuir um apoio de uma equipe especializada em RPA, para discutir os detalhes da implementação, a sua viabilidade e o valor comercial.
Passo 4 – Estabeleça uma governança
Caso você planeje implementar o RPA como parte de longo prazo de sua estratégia de TI, ela precisa estar alinhada com seus objetivos e iniciativas de negócios mais amplos.
Além disso, estabelecer uma cooperação com o departamento de TI, será fundamental para receber o treinamento e os dados ao vivo que o sistema precisa para aprender e melhorar.
Em empresas maiores, é ideal que RPA seja supervisionado por um executivo ou escritório de gerenciamento de projetos.
Passo 5 – Elaborar um plano
Devido ao fato de que uma RPA terá um impacto considerável dentro da sua organização, incluindo nas funções e responsabilidades dos funcionários, é ideal antecipar as mudanças que ocorrerão quando ela for implementada. Por exemplo, um novo processo auxiliado por RPA pode exigir a entrada de menos pessoas no seu corpo de funcionários, mas pode precisar de pessoas com mais ou diferentes habilidades e conhecimentos.
Toda empresa que pretenda implementar a tecnologia RPA deve possuir um documento descrevendo as mudanças esperadas e como o negócio planeja abordá-la, para garantir que o processo não fique confuso e desconexo.
Passo 6 – Rodar um piloto
Antes de implantar uma solução RPA completa em toda a empresa, é ideal executar um pequeno programa piloto ou uma prova de conceito que demonstre a viabilidade do projeto.
Idealmente, este projeto precisa primeiro ser realizado num ambiente de teste para que suas operações de negócios possam continuar inalteradas e, em seguida, enviadas e integradas aos sistemas em produção.
O conhecimento adquirido neste passo precisa ser combinado com o resultado dos passos anteriores para produzir uma solução final adequada.
Passo 7 – Implementar a solução
Em caso do piloto ser bem-sucedido, o passo seguinte é lançar uma iniciativa completa de RPA. Esse processo seguirá uma série familiar de etapas: definição dos requisitos técnicos e de negócios, planejamento da solução e codificação e implantação do software.
Aqui você também deve iniciar o treinamento com seus colaboradores para tornar a transição o mais harmônica possível.
Passo 8 – Avaliar o progresso
De modo algum o uso do RPA se encerra quando o programa é implementado. Durante o passo de planejamento, você deve ter definido um conjunto claro de métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) que possibilitaram validar o sucesso da automação. Tais como: Maior grau de precisão, maior produtividade e uma melhor experiência do usuário final.
Passo 9 – Realizar melhorias futuras
O desenvolvimento de RPA é um processo iterativo, não algo que pode ser executado no piloto automático após sua implementação, é preciso realizar atualizações e melhorias.
Ter um ambiente de trabalho assistido por RPA requer seu compromisso de fazer alterações e melhorias à medida que o processo avança, com base em métricas, feedback do usuário e outros fatores.
Conclusão
Como foi possível ver ao longo do artigo, apesar de serem apenas 9 passos, implementar uma RPA exige um alto nível de comprometimento com o projeto para que ele consiga cumprir todas as suas expectativas de reduzir custo, aumentar a produtividade dos seus processos e garantir a precisão dos mesmo.
Por este motivo é importante que você tenha o apoio de uma Equipe Especializada como a Tria Software para dar esse passo tão importante rumo a evolução tecnológica do seu empreendimento.
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